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Personalmanagement: planen wie Napoleon

Sind die Beschäftigten qualifiziert und motiviert, ist das Unternehmen schlagkräftig. Mit der richtigen Software lassen sich die mitarbeiterbezogenen Daten optimal verwalten und Freiräume für die strategische Personalarbeit schaffen.

Autor: Chris­tiane Schnei­der


Welch­er Fir­menchef ken­nt das nicht? Ständig fall­en im Per­son­al­bere­ich irgendwelche Ver­wal­tungstätigkeit­en an, die sich nicht auf­schieben lassen. Mal gilt es einen Arbeitsver­trag zu erstellen, dann wieder eine Per­son­alak­te zu aktu­al­isieren oder die Urlaub­skon­ten zu kon­trol­lieren und auf den let­zten Stand zu brin­gen. Sich­er alles wichtige Dinge – aber oft stehlen diese alltäglichen Auf­gaben dem Unternehmer die Zeit, sich mit zukun­ft­sori­en­tierten Per­son­al­fra­gen zu beschäfti­gen. Dabei müsste er sich viel inten­siv­er den strate­gis­chen The­men wid­men, beispiel­sweise der Weit­er­bil­dung sein­er Mitar­beit­er, der Suche nach Fachkräften oder der Verbesserung der inner­be­trieblichen Zusam­me­nar­beit. Hier set­zen die DAT­EV-Lösun­gen für das Per­sonal­man­age­ment an. Sie leis­ten Unter­stützung bei der schnellen und ein­fachen Erledi­gung viel­er Rou­tinetätigkeit­en. Darüber hin­aus erle­ichtern sie anspruchsvolle Aktiv­itäten im Per­son­al­bere­ich, etwa das Bewer­ber­man­age­ment.

Ter­mine im Blick behal­ten. Der opti­male Ein­stieg in eine effiziente Per­son­alar­beit ist das DATEV Per­son­al-Man­age­mentsys­tem clas­sic. Die Soft­ware dient unter anderem zur Urlaubs- und Fehlzeit­en­ver­wal­tung, zur Ter­minüberwachung oder zur Doku­men­ta­tion und Ver­wal­tung aller wichti­gen Per­son­al­dat­en. Mit ihr lässt sich beispiel­sweise das gesamte Urlaub­skon­to führen, vom Urlaub­sanspruch bis zur Ermit­tlung des Resturlaubs. Gebucht wer­den Urlaub und Fehlzeit­en dabei per Mausklick im grafis­chen Kalen­der, der die entsprechen­den Ein­träge über­sichtlich als Zeit­strahl anzeigt. Zusät­zlich lassen sich Vertreter­regelun­gen fes­tle­gen und so Über­schnei­dun­gen oder Per­son­aleng­pässe ver­mei­den.

Auch wichtige Einzel­ter­mine kön­nen mit der DAT­EV-Lösung doku­men­tiert wer­den. Die Erin­nerung an das 25-jährige Dien­stju­biläum eines Beschäftigten mag eher ein Beitrag zum guten Betrieb­skli­ma sein. Hin­weise auf das Ende ein­er Probezeit oder die Erneuerung ein­er Arbeit­ser­laub­nis aber sind arbeit­srechtlich sehr wichtige Ter­mine, die kein Fir­menchef in der Hek­tik des Tages­geschäfts überse­hen darf. Dafür sorgt die DAT­EV-Lösung zuver­läs­sig. Über soge­nan­nte Ter­minaus­lös­er definiert der Anwen­der ein­ma­lig eine Wieder­vor­lage. Die jew­eili­gen Ter­mine wer­den dann in der Wieder­vor­lage zu den gewählten Vor­lauf­fris­ten angezeigt. Auf Wun­sch kann auch noch eine Out­look-Erin­nerung aktiviert wer­den.

Dat­en nur ein­mal eingeben. Ein weit­er­er Vorteil von DATEV Per­son­al-Man­age­men­t‑
sys­tem clas­sic: Die Lösung sam­melt zen­tral Mitar­bei­t­er­in­for­ma­tio­nen, die son­st in ver­schiede­nen Sys­te­men ver­streut sind, von der Per­son­alak­te über das Lohn­pro­gramm bis zu eigens für bes­timmte Zwecke angelegte Excel-Tabellen. In der elek­tro­n­is­chen Per­son­alak­te ste­hen alle mitar­beit­er­be­zo­ge­nen Infor­ma­tio­nen zen­tral und über­sichtlich struk­turi­ert zur Ver­fü­gung, das dop­pelte Pfle­gen von Dat­en oder das Suchen in unter­schiedlichen Ablagebestän­den hat ein Ende. Darüber hin­aus lassen sich diese Dat­en für weit­ere Aktio­nen nutzen, etwa zur Erstel­lung eines Serien­briefs oder um Zeug­nis und
Arbeitsver­trag anzufer­ti­gen. Zugle­ich garantiert die Pro­gram­mverbindung zu den
DAT­EV-Lohn­pro­gram­men, dass Mitar­beit­er­stam­m­dat­en nur ein­mal erfasst wer­den müssen.

Noch mehr Zeit für strate­gis­che Per­son­althe­men gewin­nt der Fir­menchef, wenn er das DATEV Per­son­al-Man­age­mentsys­tem comfort/comfortplus ein­set­zt. Das mod­u­lar aufge­baute Pro­gramm enthält weit­ere Funk­tio­nen, die für zusät­zliche Unter­stützung in der Per­son­al­abteilung sor­gen.

Per­son­al gezielt auswählen. Mit dem Mod­ul zum Bewer­ber­man­age­ment beispiel­sweise lässt sich der gesamte Bewer­bung­sprozess aus­ge­sprochen ressourcens­parend organ­isieren, vom Auss­chreiben ein­er offe­nen Stelle über die Bewer­berko­r­re­spon­denz bis zur Ein­stel­lung. Der Abgle­ich zwis­chen den Qual­i­fika­tio­nen des Bewer­bers und dem Anforderung­spro­fil erle­ichtert zudem die Auswahl des passenden Kan­di­dat­en. Darüber hin­aus kön­nen im Sys­tem die Angaben zu Aus­bil­dung und Qual­i­fika­tion der Mitar­beit­er gepflegt wer­den. Diese Infor­ma­tio­nen lassen sich unter anderem mit dem Soll­pro­fil ein­er offe­nen Stelle ver­gle­ichen, um so im eige­nen Unternehmen eine geeignete Beset­zung zu find­en. Die Suche nach bes­timmten Fähigkeit­en oder Qual­i­fika­tio­nen ist eben­falls möglich. Wird beispiel­sweise für ein Pro­jekt ein Mitar­beit­er mit Spanis­chken­nt­nis­sen benötigt, zeigt das Pro­gramm alle dafür infrage kom­menden Arbeit­nehmer an. Da die DAT­EV-Lösun­gen für das Per­sonal­man­age­ment unab­hängig von der Branche oder der Unternehmensgröße sind, lassen sie sich sehr flex­i­bel ein­set­zen. Ihr mod­u­lar­er Auf­bau ermöglicht es, eine Lösung ganz nach indi­vidu­ellen Anforderun­gen zusam­men­zustellen.


Quelle: TRIALOG, Das Unternehmer­magazin Ihrer Berater und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 12/2012

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